Эффективная организация работы

Эффективная организация работы

Не секрет, что эффективная организация работы предприятия возможна только при грамотно поставленной системе документооборота. Коммуникация между подразделениями происходит с помощью службы делопроизводство. Эта деятельность регламентируется на государственном уровне, имеет собственные правила , закрепленные в ГОСТ Р 51141-98. Проверки и разбирательства по любым фактам как со стороны госслужб, так и в частном порядке происходят на основании официальных бумаг, поэтому казенный язык приказов, распоряжений, писем и прочего, что входит вдокументооборот, это не дань бюрократии, а обоснованный стандарт.

Вне зависимости от того насколько обширна сеть респондентов внутренней переписки, каждый документ должен иметь: регистрационный номер, зафиксированный в канцелярии; контрагента или источник документа; конкретного исполнителя, несущего ответственность за реализацию изложенного в официальной бумаге. Эти правила относятся к внутренним, входящим и исходящим документам в равной степени.

С приходом всеобщей автоматизации, эффективность организации делопроизводства возросла в десятки раз. Внутренняя сеть компании - интранет, дает возможность мгновенного доступа сотрудников к данным. Унификация стандартов, инструкций, гибкость взаимодействия внутри бизнес-схем по всем направлениям, оперативная рассылка новостей - одни из немногих преимуществ электронного документооборота, повышающих производительность в случае совместной работы нескольких подразделений над одним проектом.

Интранет, в разной степени доступен тем, или иным пользователям, в зависимости от компетенции подразделения или сотрудника происходит допуск к информации. Внутренний сайт или, как его еще называют, корпоративный портал - позволяет использовать инструменты общего доступа. Обычно в них входят: база документов, система управления задачами, групповой календарь и прочее. Современный портал представляет собой виртуальное рабочее пространство, в котором происходит интеграция данных внутри информационного поля организации.

Доступ в портал происходит с помощью любого установленного браузера, уровень секретности, контролируется с помощью системы логинов и паролей. Дополнительные приложения- форумы, рассылки, выступает как дополнительный элемент корпоративной культуры.

Информационное и программное обеспечение внутренней сети может проводится, как штатным системным администратором, так и приглашенными специалистами.